sendCómo calcular los gastos de envío de tu tienda online (con ejemplos)
Peso real o volumétrico, zonas, recargos y envío gratis: cómo saber cuánto te cuesta cada envío y cuánto cobrar en el checkout sin perder margen.
Calcular bien los gastos de envío de una tienda online es una de esas tareas que parecen sencillas hasta que llega la primera factura de la agencia de transporte. Un pedido que pesaba 2 kg se factura como 6 kg, un envío a Ibiza cuesta el doble de lo previsto o el recargo de combustible se come el margen de un mes. En esta guía verás, paso a paso, cómo calcular lo que te cuesta cada envío y cómo decidir cuánto cobrar en el checkout.
Qué compone el coste real de un envío
El precio que paga tu tienda por cada paquete no es solo «la tarifa de la agencia». Normalmente se suma:
- El porte: el precio por peso y zona de destino que tienes en tu contrato.
- Recargos: combustible (suele ir en porcentaje y varía cada mes), zonas remotas, islas, bultos fuera de medida, reembolso, entrega en franja horaria…
- El embalaje: caja, relleno, cinta y etiqueta.
- La preparación: el tiempo de picking, empaquetado e impresión de etiquetas, que cuesta aunque no aparezca en ninguna factura.
- Las devoluciones y las incidencias: un porcentaje de pedidos vuelve o necesita un segundo intento de entrega.
Si solo miras el porte, te quedarás corto. Lo recomendable es calcular un coste medio por pedido que incluya todo lo anterior.
Paso 1: peso real y peso volumétrico
Las agencias cobran por el mayor de dos pesos: el real (lo que marca la báscula) y el volumétrico (el espacio que ocupa el paquete en la furgoneta).
La fórmula del peso volumétrico es:
Peso volumétrico (kg) = largo × ancho × alto (cm) ÷ factor de la agencia
El factor más habitual es 5.000 o 6.000, pero cada contrato puede tener el suyo: revísalo antes de calcular.
Ejemplo con una caja de ropa
| Dato | Valor |
|---|---|
| Medidas de la caja | 40 × 30 × 20 cm |
| Peso real | 1,5 kg |
| Peso volumétrico con factor 5.000 | 40 × 30 × 20 ÷ 5.000 = 4,8 kg |
| Peso que se factura | 4,8 kg (el mayor) |
Esa camiseta de 1,5 kg se cobra como casi 5 kg. Por eso elegir bien el tamaño de las cajas es una de las formas más rápidas de bajar el coste de envío: una caja de 30 × 20 × 15 cm daría 1,8 kg volumétricos.
Paso 2: zonas de destino
El mismo paquete no cuesta lo mismo a Madrid que a Mallorca o a Tenerife. Las tarifas de las agencias en España suelen dividirse en:
- Provincial o regional (cerca de tu almacén).
- Península.
- Baleares (y a veces las islas menores aparte).
- Canarias, Ceuta y Melilla, con trámite aduanero y plazos más largos.
- Portugal y Andorra.
- Unión Europea y resto del mundo.
Mira de dónde vienen tus pedidos: si el 90 % va a península, tu precio en el checkout debe estar pensado para ese caso, con precios aparte para islas y extranjero.
Paso 3: suma los recargos y el embalaje
Con la tarifa de tu contrato en la mano, calcula el coste de un pedido tipo:
| Concepto | Cómo calcularlo |
|---|---|
| Porte | Precio de tu tarifa para el peso facturable y la zona |
| Combustible | % del porte que indique tu agencia ese mes |
| Otros suplementos | Islas, reembolso, bulto irregular… solo si aplican |
| Embalaje | Coste de la caja y el material por pedido |
| Devoluciones | % de pedidos devueltos × coste medio de una devolución |
No hace falta precisión de céntimo: con un coste medio por pedido realista ya puedes tomar buenas decisiones. Si trabajas con varias agencias, haz el cálculo para cada una: a menudo una es más barata para paquetes pequeños y otra para los pesados. Lo explicamos en cómo elegir agencia de transporte para tu tienda online.
Paso 4: decide cuánto cobrar en el checkout
Una vez sabes cuánto te cuesta enviar, toca decidir cuánto paga el cliente. Las opciones más habituales:
Precio fijo
Un único precio para toda la península (por ejemplo, el coste medio de tus envíos). Es lo más fácil de entender para el cliente. Funciona bien si tus pedidos tienen pesos parecidos.
Por peso o por zona
Tramos de peso y precios distintos por zona. Es más justo cuando vendes productos muy diferentes, desde un accesorio pequeño hasta un mueble.
Envío gratis a partir de un importe
Muy eficaz para subir el ticket medio. La regla práctica es situarlo un poco por encima de tu pedido medio: si tu ticket medio es de 42 €, un envío gratis desde 50 € anima a añadir un producto más. Asegúrate de que el margen de ese pedido cubre el coste del envío.
Varias opciones a elegir
Estándar, urgente o entrega en punto de recogida o taquilla (normalmente más barata y cómoda para quien no está en casa). Dar a elegir reduce los carritos abandonados por el precio del envío.
Errores frecuentes al calcular los gastos de envío
- Olvidar el peso volumétrico y calcular solo con el peso real.
- Aplicar el precio de península a Baleares y Canarias.
- No revisar el recargo de combustible, que cambia cada mes.
- Ofrecer envío gratis sin calcular el margen de los pedidos pequeños.
- No cuadrar la factura de la agencia con lo que esperabas pagar: sin datos por envío no sabrás dónde se va el dinero.
Cómo automatizarlo con Sendgo
Hacer estas cuentas a mano funciona con pocos pedidos, pero se complica cuando vendes a diario. En Sendgo puedes:
- Cargar las tarifas de tu contrato por zonas y tramos de peso (también por CSV) y ver el coste estimado de cada envío antes de imprimir la etiqueta.
- Calcular el peso volumétrico automáticamente con las medidas de tus cajas.
- Definir lo que paga tu cliente en el checkout: precio fijo, por peso y zona, con margen sobre el coste o envío gratis desde un importe, en PrestaShop y WooCommerce.
- Comparar agencias para cada destino con la calculadora y elegir la más barata con reglas.
Lo puedes probar con tu propio contrato desde el plan gratuito: consulta los precios de Sendgo, las agencias compatibles o cómo funciona en PrestaShop y WooCommerce.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el peso volumétrico de un paquete?
Se multiplican largo × ancho × alto en centímetros y se divide entre el factor de tu agencia, que suele ser 5.000 o 6.000. La agencia cobra por el mayor de los dos pesos: el real o el volumétrico. Confirma el factor exacto en tu contrato.
¿Es mejor ofrecer envío gratis o cobrar el envío?
Depende de tu margen y de tu ticket medio. Lo más habitual es cobrar un precio fijo y dar envío gratis a partir de un importe de carrito un poco por encima de tu pedido medio, para que el cliente añada algo más y el coste del envío se reparta en un pedido mayor.
¿Qué gastos además del porte tiene un envío?
Además del precio por peso y zona, las agencias pueden aplicar recargo de combustible, suplementos por zonas remotas o islas, por bultos irregulares, por reembolso o por gestión de devoluciones, además del embalaje y el tiempo de preparación.
¿Cobro lo mismo a Baleares y Canarias que a la península?
No conviene: los envíos a islas tienen otra tarifa y, en Canarias, Ceuta y Melilla hay trámite aduanero. Lo práctico es tener precios por zona en el checkout (península, Baleares, Canarias, Portugal…) y revisar qué servicio usas para cada una.
